Van handhygiëne tot duidelijke en correcte communicatie, patiëntveiligheid is te allen tijde een topprioriteit binnen een ziekenhuis. Omdat onderzoek uitwees dat fouten in het labogebeuren voor 60% te wijten zijn aan misstappen in de preanalytische fase, digitaliseerde campus Henri Serruys als eerste ziekenhuis in Vlaanderen zowel zijn orderaanvraagprocedure als zijn transfusiemanagement. Een project dat indrukwekkende resultaten opleverde, de interesse wekte van zowel binnenlandse als internationale collega-ziekenhuizen, en zowel patiënten als verwijzende artsen bij een opname op campus Henri Serruys die extra dosis gemoedsrust oplevert.

Geoptimaliseerde protocollen

Vanaf de staalname, de allereerste stap van de preanalyse tot en met het leveren van de resultaten en het toedienen van een transfusie: op campus Henri Serruys vullen de digitale toepassingen CyberLab en CyberTrack elkaar sinds 2013 aan om de menselijke foutenmarge tot een minimum te beperken. Deze gedigitaliseerde orderverwerkings- en transfusiemanagementoplossingen bieden aan de basis al een aantal controle-elementen en stimuleren verder vooral optimalisatie van de protocollen. CyberTrack, het bloedtransfusiemanagementprogramma, kwam er in het verlengde van het orderaanvraagsysteem CyberLab, dat al sinds 2012 in het volledige ziekenhuis in voege is. Vele ziekenhuizen werken in de omgekeerde richting, maar omdat bloedtransfusies hogere risico’s inhouden, zien de gebruikers zelf meer wezenlijk voordeel in CyberTrack. Vanuit de vertrouwdheid met het principe op basis van CyberLab worden ze zo vanzelf vragende partij, met de patiënt als ultieme winnaar.

Scansysteem

Beide automatisatiesystemen steunen op de identificatie van de patiënt aan de hand van een polsband die hij of zij om krijgt bij opname en het hele ziekenhuisverblijf lang draagt. Onderzoek wees uit dat fouten in het labogebeuren voor 60% te wijten zijn aan misstappen in de preanalytische fase en deze oplossingen nemen daarbij heel wat denkwerk uit handen. Met een mobiele computer en scanapparaat bereidt de verpleegkundige de aanvragen voor en print vervolgens de tube-etiketten. Het aantal geprinte etiketten komt overeen met het aantal tubes en elk etiket geeft meteen informatie over de soorten tubes die vereist zijn en wat er moet gebeuren. Op elk etiket staat de naam van de patiënt, zijn geboortedatum, het type staal dat genomen moet worden, het toestel waarvoor dit bestemd is, de datum en de tijd. Vervolgens gaat de computer mee naar het ziekenbed en zorgt scanning van de polsband en tubes voor de correcte identificatie van de patiënt en link met de tubes. Op de fiche staat de procedure voor bloedafname of -transfusie heel visueel, stap voor stap aangegeven. Alle opmerkingen kunnen bovendien rechtstreeks in het verpleegkundig dossier ingevoerd worden. Staat de status bij nacontrole op groen, dan verliep alles correct en mogen de stalen met de buizenpost richting labo. Een onvolledige analyseaanvraag weigert het systeem eenvoudigweg. Geen nabelwerk meer vanuit het laboratorium dus en ook de patiënt meermaals storen voor bloedafname is van de baan.

Continue audit

Waar er vroeger sporadisch controle was, zorgt de automatisering nu voor een continue audit van de analyseaanvragen. Vanzelfsprekend krijgen de toepassingen geen blind vertrouwen: bij een bloedtransfusie vereist de toekenning van een zak bloed aan een patiënt ondanks de elektronische scanning nog steeds twee onafhankelijke stalen van de patiënt, die 100% concordant moeten zijn. Op het vlak van bloedgroep en kruisproef heerst een nultolerantie. CyberTrack is dus veeleer een aanvullende beschermingsmaatregel dan een substituut voor menselijke alertheid en aansprakelijkheid. De patiënt wordt niet gereduceerd tot een nummer, maar blijft prioriteit nummer één.

De gebruiksvriendelijkheid maakt het makkelijker om mensen te motiveren en eens iedereen vertrouwd is met de werking zorgt dit systeem voor tijdwinst. Een aantal artsen plant intussen zelf al ruim voor opname de nodige aanvragen in of gebruikt het systeem zelfs vanuit de polikliniek om ook daar de papierwinkel te reduceren. Dankzij de tijdregistratie gebeuren analyses perfect binnen de vereiste tijdspanne en bijgevolg stijgt de betrouwbaarheid van de indicatoren. Opnieuw een grote winstfactor in het voordeel van de patiënt.

Polsband patiëntenidentificatie

Zowel het bloedtransfusiemanagementprogramma CyberTrack als het orderaanvraagsysteem CyberLab steunen op de patiëntenidentificatie aan de hand van een polsband die de patiënt bij opname om kreeg.

Scansysteem

Omdat bloedtransfusies hogere risico’s inhouden, waren de gebruikers zelf vragende partij voor de implementatie van CyberTrack. Op basis van CyberLab waren ze bovendien al vertrouwd met het principe.

Buizenpost

Met de buizenpost vertrekken de afgenomen bloedstalen onmiddellijk naar de dienst Klinische Biologie. Dankzij de tijdregistratie gebeuren analyses perfect binnen de vereiste tijdspanne en bijgevolg stijgt de betrouwbaarheid van de indicatoren.

Grafiek identificatieproblemen

De nu al indrukwekkende statistieken van de preanalytische conformiteiten zijn zeker de moeite waard om op de volgende European Conference on Preanalytical Phase (EFLM-BD) in 2016 in postervorm te presenteren.

Elke tube vertegenwoordigt een patiënt

Deze automatisering droeg bovendien bij tot een efficiëntere communicatie. Zorgpersoneel raadpleegt sneller de laboratoriummedewerkers bij foutmeldingen of twijfel, en wanneer de laboranten herhaaldelijk incidenten vaststellen in de preanalytische fase, gaan ze op de dienst in kwestie de achterliggende reden na. Dit maakt de slogan ‘achter elke tube gaat een patiënt schuil’ meteen veel tastbaarder voor het laboteam en verhoogt hun betrokkenheid bij de patiëntenzorg.

De overzichtelijke omvang van de campus maakt het makkelijker om eventuele hiaten in beide systemen of de toepassing ervan nog te elimineren of bij te sturen: een ideale testcase voor de omvangrijkere campus Sint-Jan in Brugge, die binnenkort de overstap maakt. In een volgende stap zal de ‘result viewing’ in CyberLab geïmplementeerd worden om de voorlopig nog manuele en arbeidsintensieve transmissie van resultaten naar het centraal patiëntendossier te versoepelen. Met de ‘result viewing’ wordt alles meteen op de juiste locatie opgeslagen, kan de arts naar wens een selectie van gegevens raadplegen en als beide campussen hierop overschakelen, vereenvoudigt dat meteen de communicatie onderling. Mochten veel huisartsen vragende partij zijn, dan zou het zelfs een idee kunnen zijn om CyberLab toegankelijk te maken voor artsen uit de periferie. Dit zou vanuit veiligheidsoogpunt weliswaar extra infrastructuur vergen en is dus nog niet aan de orde.

Meetbare resultaten

Implementatie van de ‘ruling module’ moet bijdragen tot extra veiligheid: alerts in pop-upvorm maken attent op regelgeving of zorgen ervoor dat de patiënt beter geïnformeerd kan worden. Dit helpt artsen om gerichter aanvragen te plaatsen en onnodige, overbodige of niet toegelaten tests (die de patiënt soms op kosten jagen) te vermijden. Campus Henri Serruys speelt met het idee ook de patiënt als extra controle-element in te schakelen: pancartes op de kamer, infobrochures of hun verwijzende arts kunnen de patiënt op het belang van de polsband en de scanning wijzen, hem ertoe aansporen erop te letten dat het proces correct verloopt en hem aldus betrekken in de bescherming van zijn eigen veiligheid.

De nu al indrukwekkende statistieken van de preanalytische conformiteiten zijn zeker de moeite waard om op de volgende European Conference on Preanalytical Phase (EFLM-BD) in 2016 in postervorm te presenteren (zie grafiek). In de verdere toekomst leeft de ambitie om vernieuwend te blijven werken en de verdere vooruitgang waar mogelijk op de voet te volgen.

Download het artikel als PDF-bestand.

Copyright © 2016 AZ Sint-Jan Brugge-Oostende AV. Alle rechten voorbehouden. De inhoud (zowel teksten als afbeeldingen) van dit magazine is auteursrechtelijk beschermd. Niets uit deze uitgave mag vermenigvuldigd of doorgegeven worden aan derden zonder schriftelijke toelating van de uitgever.

Ook nog in Artikels